Elektronische Archivierung aller Akten
50 DVDs mit 225 Gigabyte
Mehr als 300 Meter Bauakten und unzählige Meter sonstiger Unterlagen der Kreisverwaltung Mainz-Bingen finden sich nun auf 50 DVDs wieder. 225 Gigabyte elektronisch archivierte Akten – das ist die Bilanz, nachdem sich die Kreisverwaltung vor vier Jahren dazu entschlossen hat, alle erledigten Aktenstöße der Abteilungen elektronisch zu archivieren. “Das Archiv im Keller platzte aus allen Nähten”, erklärt Manfred Fels von der Abteilung Organisation der Kreisverwaltung. “Die Möglichkeit, externe Räumlichkeiten als Dokumentenlager anzumieten, wurde aus Kostengründen sehr schnell verworfen”, so Fels weiter. Nach intensiver zweijähriger Teamarbeit unter der Projektleitung von Klaus Brandmüller, Manfred Fels (beide Organisationsabteilung) und Stephan Lenhard (EDV-Abteilung) konnte im Herbst 2000 mit der praktischen Umsetzung begonnen werden. Seither sind 23 000 Bauakten und 38 410 Dokumente aller anderen Sachbereiche der Kreisverwaltung, wie zum Beispiel der Abteilung Sozialhilfe oder Jugendamt, digitalisiert worden. Alle Akten unterliegen einer, von Sachbereich zu Sachbereich unterschiedlichen, gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist. “Da Bauakten dauerhaft aufzubewahren sind, befinden sich im Archiv Baupläne und –dokumente zurück bis in die 20er Jahren”, weiß Werner Dietrich von der Bauverwaltung. “Leider ist die Bauaktensammlung unvollständig, da viele Schriftstücke im Zweiten Weltkrieg vernichtet wurden”, so Dietrich weiter.Kontinuierlich werden die erledigten Vorgänge aus den Abteilungen von Margit Glatte und Rowina Weismantel-Rauschkolb von der Organisationsabteilung digitalisiert. “Die Originalakten werden mittels Scanner gelesen und auf elektronische Datenträger übernommen. Danach können die Originalakten vernichtet werden”, erklärt Glatte das Prozedere. Lediglich die Unterlagen der Baubehörde werden von einem externen Dienstleister digital auf DVD oder Mikrofilm aufbereitet. “Wegen der unterschiedlichen Papierformate, wie man sie bei Bauplänen häufig hat, können wir diese Akten nicht selbst bearbeiten”, erläutern Glatte und Fels. “Aufgrund der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, muss sowohl mit DVD als auch mit Mikrofilmen gearbeitet werden; denn DVDs haben eine begrenzte Haltbarkeit. Sie sind nur etwa 30 Jahre lesbar”, verdeutlicht Glatte.
Aber nicht nur die enorme Platzersparnis ist von großem Vorteil, sondern auch die Möglichkeit, innerhalb kürzester Zeit auf abgeschlossene Vorgänge per Mausklick zurückgreifen zu können, erleichtert den Arbeitsablauf entschieden. Ein weiteres Plus: “Ist einer unserer Mitarbeiter im Außendienst kann er im Bedarfsfall per Laptop auf alle notwendigen Akten und Vorgänge zurückgreifen”, so Brandmüller.